Administratie opzetten

Home » Handleiding » Administratie opzetten

Het opzetten van je administratie met Freebooq is makkelijk. Je hebt alleen een tekstverwerkingsprogramma nodig voor je facturen, een aparte bankrekening, opslagruimte in de cloud, en eventueel een app voor je urenadministratie. De rest doe je eenvoudig met Freebooq.

Wat moet je als ondernemer kunnen doen?

  1. Facturen versturen
  2. Betalingen doen en ontvangen
  3. Facturen, bankafschriften en bonnetjes bewaren
  4. Kilometeradministratie bijhouden voor je eigen auto
  5. Urenadministratie bijhouden

Facturen versturen

Je hebt een tekstverwerkingsprogramma nodig om facturen te schrijven. Zo’n programma heb je vast al. Denk bijvoorbeeld aan Word of aan Google Docs. Die laatste is trouwens gratis. Je mag zelf een mooi format maken. Maar er moeten wel een aantal standaard gegevens op staan, zoals:

  • de datum en het factuurnummer;
  • jouw naam (of KvK-handelsnaam) met adresgegevens;
  • jouw BTW identificatienummer (incl NL) en KvK-nummer;
  • de naam (of KvK-handelsnaam) en het adres van je klant;
  • de diensten die je hebt geleverd en wanneer je die hebt geleverd;
  • het bedrag, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Hieronder kun je een voorbeeldfactuur downloaden. Versturen doe je gewoon via e-mail, als jouw klanten dat ook goed vinden. Verstuur de factuur liefst als pdf-bestand. Zo’n bestand is niet zo makkelijk aan te passen. In Freebooq hoef je daarna maar een paar gegevens van je factuur over te nemen. -> Lees meer over facturen versturen

Betalingen doen en ontvangen

Voor je betalingen heb je een aparte betaalrekening nodig. Dat maakt je administratie véél makkelijker. Deze betaalrekening hoeft trouwens niet per sé een officiële zakelijke rekening te zijn. Die zijn duurder dan gewone bankrekeningen. Maar je bank kan wel moeilijk gaan doen als ze zien dat je een gewone rekening zakelijk gebruikt.

Met een aparte betaalrekening hoeft je in je boekhouding veel minder onderscheid te maken tussen zakelijke en privé transacties. Er zit ook een fiscaal voordeel aan, omdat je voor de inkomstenbelasting geen fictieve rente (vermogensrendementsheffing) over het saldo van die rekening hoeft te betalen.

De betaalrekening moet het mogelijk maken om transacties te exporteren in CSV formaat. In Freebooq importeer je deze banktransacties. Freebooq herkent bij het importeren automatisch betalingen van facturen en betalingen die je eerder hebt gedaan. Als je Freebooq dan een aantal maanden hebt gebruikt, hoef je bijna niets meer in te vullen tijdens het importeren. -> Lees meer over banktransacties importeren

Facturen, bankafschriften en bonnetjes bewaren

Je moet je administratie 7 jaren bewaren voor de Belastingdienst. Dat betekent niet alleen dat je de boekhouding moet bewaren, maar ook je verstuurde en ontvangen facturen, banktransacties en bonnetjes. Eigenlijk moet je alles bewaren.

Natuurlijk bewaar je al veel op je computer, maar als die crasht ben je alles kwijt. Bewaar daarom reservekopieën van de digitale facturen en banktransacties op een losse harde schijf of in de cloud. Denk aan OneDrive, iCloud of Google Drive. Je hebt vast al z’n account. Van facturen en bonnetjes die je op papier hebt gekregen, maak je met je telefoon even een foto die je ook automatisch in de cloud kunt uploaden. Je hoeft deze bestanden dus niet naar Freebooq te sturen. Dat is helemaal niet nodig en veiliger. En opslaan in de cloud is veel makkelijker.

Freebooq bewaart jouw boekhouding natuurlijk ook minstens 7 jaren. Maar je kunt zelf je Freebooq boekhouding opslaan. Maak daarvoor vanuit Freebooq een export van je boekhouding. Die kun je openen in Excel. Zo weet je zeker dat je ook zelf altijd een kopie van de boekhouding hebt; ook als je Freebooq niet meer gebruikt.

Kilometeradministratie voor je eigen auto

Als je je eigen auto gebruikt voor je onderneming heb je recht op aftrek van € 0,19 per kilometer. Ook mag je een deel van de BTW terugvragen voor de benzine- en onderhoudskosten. Daarvoor moet je een kilometeradministratie bijhouden. Er zijn meerdere mogelijkheden om een kilometeradministratie bij te houden, bijvoorbeeld op papier en in een mobiele app. Maar ook in Freebooq kun je die kilometers bijhouden. Dat is wel zo handig, want Freebooq kan dan automatisch berekenen welke boekingen je moet doen voor de inkomstenbelasting en btw aan het einde van het jaar.

Urenadministratie bijhouden

Kies een mobiele app of website voor je urenadministratie. Als je gebruik wilt maken van een aantal fiscale voordelen voor ondernemers moet je minstens 1225 uur per jaar in je onderneming werken. Dat moet je aannemelijk maken. Daarvoor kun je een urenadministratie bijhouden. Een urenadministratie is ook handig als je facturen verstuurt op basis van je gewerkte uren. Er zijn veel mobiele apps en websites die gespecialiseerd zijn in urenadministraties. Voor Freebooq zijn je gewerkte uren niet van belang.

Wat moet je zelf regelen?

Zorg dus zelf voor een tekstverwerkingsprogramma, een aparte betaalrekening, opslagruimte in de cloud, en een urenadministratie. En de rest doe je eenvoudig met Freebooq.

Meer informatie over 'handleiding'

Probeer FREEBOOQ

Makkelijker dan boekhouden in Excel
Vraag inloggegevens voor onze demo
Bij FREEBOOQ vinden wij dat zzp’ers beter geholpen kunnen worden. Want het kan echt makkelijker! 

FREEBOOQ is een initiatief van Frank Olthof. Hij was als belastinginspecteur, fiscalist en auteur jarenlang werkzaam bij de Belastingdienst en Elseviers Almanak.