Aan het eind van het jaar moet je even goed opletten met je boekhouding. Dan moet je controleren of je alles correct hebt ingevuld en doe je de laatste boekingen (eindejaarsboekingen). Daarna kun je de afsluitende aangifte BTW doen over het 4e kwartaal. En uiteindelijk ook je aangifte inkomstenbelasting.

Controleren

Controleer je boekhouding goed voordat je je de eindejaarsboekingen doet. Want mocht je later toch nog een aanpassing doen, moet je deze eindejaarsboekingen soms ook weer aanpassen.

• Noteer de kilometerstand van je auto op 31 december. Maak er liefst ook een foto van. Die stand heb je nodig om voor de BTW de verhouding te berekenen van privé en zakelijke kilometers.
• Controleer je banksaldi in het overzicht van bezittingen en schulden. Als deze niet overeenkomen, heb je misschien een banktransactie vergeten. Klopt het bedrag niet? Klik dan op de regel en kijk welke transactie er mist of onjuist is.
• Kijk na of je alle facturen hebt geboekt en controleer welke facturen nog betaald moeten worden. Klopt het bedrag van de Openstaande verstuurde facturen en Openstaande ontvangen facturen?
• Kijk je zakelijke bonnetjes nog even na of je die misschien contant hebt betaald of via je privé betaalrekening. Je wilt niets vergeten, toch?
• Controleer bij je opbrengsten- en kostenoverzicht of alle inkomsten en kosten in de juiste rubrieken staan. Klik daarvoor op een regel. En kijk ook of de juiste BTW-codes zijn gebruikt.
• Let er bij autokosten bijvoorbeeld op dat bij parkeerkosten op straat meestal geen BTW is gerekend en in parkeergarages wel.
• Kijk goed na of je de kosten die deels aftrekbaar zijn (voedsel, representatie, congressen, etc) in de juiste rubriek staan. Heb je iets genuttigd in een horeca-gelegenheid, dan mag je daarvoor geen BTW terugvragen. Daar mag dus geen BTW-code staan.

Eindejaarsboekingen

Aan het eind van het jaar moet je een aantal bijzondere boekingen doen. Je boekt deze in Freebooq op de datum van 31 december. Deze bijzondere boekingen worden hierna verder uitgelegd.

1. Uitgaven die je privé hebt gedaan maar die deels zakelijk zijn, zoals internet en thuiswerkkosten
2. Privégebruik van kosten die je zakelijk hebt geboekt, zoals je mobiele telefoon
3. Afschrijvingen van investeringen
4. Autokosten en correctie BTW onderhoudskosten
5. Correctie van beperkt aftrekbare kosten
6. Onderhanden werk

1. Privé-uitgaven die deels zakelijk zijn

Soms zijn er privé-uitgaven die toch deels zakelijk zijn en die je nog niet eerder hebt geboekt. Denk bijvoorbeeld aan je alles-in-1 abonnement. De kosten van je telefoon- en tv-abonnement thuis zijn niet aftrekbaar. Maar een internetabonnement wel, voor zover je dat zakelijk kunt toerekenen. Als je een alles-in-1 abonnement hebt, moet je dus even een lastige berekening maken. Kijk bij jouw provider wat je zou moeten betalen voor een los internet abonnement met dezelfde kwaliteit. Neem daar dan weer het zakelijke deel van, bijvoorbeeld de helft. Dat vinden wij verdedigbaar. Je kunt ook uitgaan van de extra kosten van het snellere internet waarvoor je hebt gekozen in verband met je onderneming.

De kosten van je werkruimte zijn meestal niet aftrekbaar. Maar je mag wel de BTW terugvragen van je extra verwarmingskosten voor de werkruimte. Ook de extra kosten van elektriciteit voor zakelijke apparatuur zoals je laptop kun je aftrekken. Als je geen gebruik wilt maakt van de thuiswerkaftrek van €1,55 (zie hieronder) kun je de elektriciteitskosten volgens ons stellen op € 0,50 (incl BTW) per thuiswerkdag (norm NIBUD 2021 voor thuiswerkvergoeding, Belastingdienst). Maar je mag het ook zelf berekenen.

Voorbeeld: Je alle-in-1 abonnement is totaal € 50 per maand inclusief BTW. Op de site van je provider zie je dat je voor alleen de TV en telefoon €20 zou moeten betalen. Dan betaal je dus € 30 voor je internetabonnement. Als je aannemelijk kunt maken dat de helft zakelijk gebruik is, kun je per maand € 15 aftrekken als zakelijke kosten. Doe deze boeking bij Uitgaven via privé.

Je totale verwarmingskosten bedroegen € 900 (incl BTW). Als je rekening houdt met €100 voor warm water (douchen en zo) resteert € 800 voor verwarming. De werkruimte beslaat een kwart van de woonvertrekken, en wordt het gehele jaar warm gehouden. De BTW bedraagt dan 21/121 x €200 = € 34,71. Je hebt in dit jaar 150 dagen thuis gewerkt. Daarvoor boek je nog 150 x 0,50 = € 75,00 aan elektriciteitskosten voor je zakelijke apparatuur.

Thuiswerkvergoeding / aftrek

Sinds 2022 bestaat voor werknemers de thuiswerkvergoeding van € 2 per dag (bedrag 2022). Dit is een onbelaste vergoeding die werkgevers mogen geven aan hun werknemers voor de extra kosten van verwarming, elektriciteit, koffie/thee, water en toiletpapier als ze een dag thuis werken. Het bedrag is gebaseerd op een normering door het NIBUD.

Hoewel de Belastingdienst meent dat deze vergoeding alleen voor werknemers geldt, denken wij dat jij als zzp’er hier ook deels gebruik van kunt maken, tot een bedrag van €1,55 per dag. In die vergoeding zit namelijk € 0,45 voor verwarming en die mag jij meestal niet aftrekken (beperkte aftrek voor werkruimte). Maar de extra kosten van elektriciteit voor jouw computer, mobiel en/of beeldscherm zijn wél aftrekbaar (norm NIBUD 0,50 per dag). En de extra kosten van koffie/thee, water en toiletpapier (norm NIBUD 1,05 per dag) zouden normaal niet zakelijk zijn, maar ze mogen dus vanaf 2022 wel als kosten vergoed worden. Daarom zou je volgens ons daarvoor een beroep kunnen doen op het gelijkheidsbeginsel (ook al meent de Belastingdienst van niet). Zo komen wij tot een bedrag van € 1,55 (2022) per thuiswerkdag voor zzp’ers.

2. Privegebruik van zakelijke uitgaven

Bij privégebruik moet je bijvoorbeeld denken aan je mobiele telefoonabonnement. Als je die telefoonkosten volledig hebt afgetrokken, is het verstandig om een klein bedrag als privégebruik te boeken. Zodat ook de Belastingdienst ziet dat je daarmee rekening hebt gehouden. Je corrigeert hiermee niet alleen de kosten, maar ook de BTW over die kosten. Voor de BTW hebben we hiervoor een aparte code (PG).

Voorbeeld: Je mobiele telefoonabonnement gebruik je voor 25% privé. De totale kosten inclusief BTW zijn € 180. Dan boek je € 45 als privégebruik. Omdat je de telefoonkosten geboekt hebt als ‘470 – Overige kosten’ ga je ook die rubriek corrigeren. Doe deze boeking bij Overige boekingen

3. Afschrijvingen van investeringen

Aan het eind van het jaar boek je de afschrijvingen van je investeringen. In principe schrijf je investeringen in 5 jaar af. Als startende ondernemer mag je sneller afschrijven. Dat kan voordeliger zijn als je al een nette winst maakt. Kijk hoe je deze boekingen moet doen in het onderdeel ‘Overige boekingen‘.

Voorbeeld: Je hebt een paar jaar geleden een computer (€1500 incl btw) aangeschaft. De boekwaarde van de computer was toen is €1500 – €260,33 (BTW) = €1239,67. Dit bedrag schrijf je af in 5 jaar. Na 5 jaar heeft die geen restwaarde meer. Over een jaar is de afschrijving dan €1239,67 / 5 jaar = €20,66. Je doet de volgende boeking bij Overige boekingen

4. Autokosten

Werk je kilometeradministratie bij in Freebooq. Vul je in Freebooq alleen je zakelijke ritten in? Doe dan het eind van het jaar nog even een laatste boeking voor het totaal van je privé-kilometers. Gebruik voor de berekening van je privé-kilometers eventueel je genoteerde begin- en eindstand van je kilometerteller. Zo weet Freebooq precies hoeveel kilometers je totaal zakelijk en privé hebt gereden.

Je moet namelijk de aftrekbare autokosten berekenen voor de inkomstenbelasting. En je moet de BTW corrigeren voor de kosten van gebruik van je eigen auto. Deze ingewikkelde berekeningen en boekingen doen wij automatisch voor jou in Freebooq, met een druk op de knop. Na afloop van het jaar zie je hiervoor een taak klaarstaan op de overzichtspagina.

Op basis van je kilometeradministratie mag je namelijk € 0,21 per kilometer (2022) als zakelijke kosten rekenen. Dus ook voor woon-werk verkeer. Als je al kosten hebt geboekt voor het gebruik van je eigen auto (bijvoorbeeld onderhoud, benzine en parkeerkosten), dan moet je controleren of het totale bedrag dat je al hebt afgetrokken als autokosten misschien teveel of te weinig is geweest. Het verschil moet je corrigeren. Heb je nog geen Als je nog geen werkelijke autokosten hebt geboekt in Freebooq (bijvoorbeeld onderhoud, benzine en parkeerkosten), kun je deze zakelijke kilometerkosten alsnog opnemen.

Heb je ook BTW teruggevraagd voor de gebruikskosten van je eigen auto? Dan moet je een ingewikkelde correctieberekening maken. Kijk dan wat de verhouding is tussen zakelijke kilometers en privékilometers die je in het hele jaar hebt gemaakt. Woon-werkverkeer is voor deze regeling níet zakelijk maar privé! Het privé-deel van de BTW moet je corrigeren.

5. Correctie van beperkt aftrekbare kosten

Kosten van voeding, drank, representatie, congressen en dergelijke zijn beperkt aftrekbaar. Deze kosten heb je als het goed is opgenomen in de rubriek ‘460 – Voeding, representatie, congressen e.d.’. Voor deze kosten moet je een correctie doen van 20% tot maximaal € 4800 (2022).

Ook deze berekening en boeking doen wij automatisch voor jou in Freebooq, met een druk op de knop. Na afloop van het jaar krijg je hiervoor een taak.

6. Onderhanden werk

Als je op het eind van het jaar al werk hebt verricht voor een klant waarvoor je nog geen factuur hebt verstuurd, ziet de Belastingdienst dit soms toch al als inkomen. Dit wordt vaak vergeten. Boek deze fictieve inkomsten als ‘Overige opbrengsten’. Of maak er een aparte rubriek voor aan in het rekeningenoverzicht. Je moet, zodra je de factuur werkelijk verstuurt, wel lastige boekingen doen om dit weer recht te trekken. Neem hiervoor eventueel contact op met ons of met je accountant.

Aangifte BTW over laatste kwartaal

Met je aangifte over het laatste kwartaal zorg je ervoor dat je totaal over het kalenderjaar het juiste BTW bedrag betaalt.

Kijk in het BTW-overzicht of je nog correcties moet verwerken over eerdere BTW-kwartalen. Als een correctie minder is dan € 1000 mag je die meenemen (verschuiven) naar de volgende aangifte. Anders moet je een afzonderlijke suppletie (correctie) doen bij de Belastingdienst. Lees meer in het onderdeel ‘Aangifte BTW doen‘.

Aangifte inkomstenbelasting doen

Als het goed is ben je nu al klaar om je aangifte inkomstenbelasting te doen. We hebben in de overzichten ‘Opbrengsten en kosten’ en ‘Bezittingen en schulden’ zoveel mogelijk de begrippen gebruikt van de Belastingdienst. Bij veel vragen van de Belastingdienst hoef je niets in te vullen. Dan staat deze vraag ook niet in onze overzichten. Toch een paar kleine opmerkingen:

• Je mag in de aangifte afronden in je eigen voordeel. Inkomsten rond je dus naar onderen af op hele euro’s. Kosten rond je naar boven af op hele euro’s.
• Kijk bij ‘Overige opbrengsten’ of je deze misschien nog moet uitsplitsen voor de Belastingdienst.
• Voor de vraag ‘Auto- en transportkosten’ in de aangifte, tel je uit Freebooq de rubrieken ‘Autokosten’ en ‘Overige reis- en transportkosten’ bij elkaar op.
• Voor de vraag ‘Overige kosten’ in de aangifte, tel je uit Freebooq de rubrieken ‘Overige kosten’ en ‘Voedsel, representatie, congressen ed’ bij elkaar op.
• Het bedrag van de rubriek ‘Privé’ in Freebooq is een saldo van alle door jou gestorte en opgenomen bedragen, in geld of op een andere manier. Vermeldt dit saldo bij Privéonttrekkingen en -stortingen onder ‘Privéonttrekkingen in geld’. De rest van de betreffende vragen laat je dan leeg.
• Als laatste vraagt de Belastingdienst welke kosten in je boekhouding zijn opgenomen die niet- of gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Boetes en overige kosten die niet aftrekbaar zijn, heb je – als het goed is – privé geboekt. Die hoef je niet te corrigeren in de aangifte. Vul dan in: ‘Niet van toepassing’. Overige kosten die gedeeltelijk aftrekbaar zijn zoals voeding, drank en dergelijke heb je zelf al in de boekhouding gecorrigeerd. Vul hier dan in: ‘Al verwerkt in boekhouding’.

Oudedagsreserve

Als ondernemer heb je geen pensioenvoorzoening. Je kunt wel geld storten in een lijfrente bij een verzekeraar of op een geblokkeerde lijfrente-rekening bij een bank. Daarvoor moet je eerst berekenen wat je jaarruimte is. Het bedrag moet je al voor het einde van het jaar overgemaakt hebben naar de verzekeraar of bank.

Maar makkelijker is het om fiscaal gefaciliteerd te sparen in je eigen onderneming. Dat doe je met de oudedagsreserve. Dat bedrag dat je overboekt naar deze reserve blijft dus in je eigen bedrijf. Zorg wel dat je het ook werkelijk op je zakelijke betaal- of spaarrekening hebt staan. Of op een andere manier investeert in je onderneming, zoals een bedrijfspand.

Elk jaar mag je kiezen of je een extra bedrag wilt boeken naar in de oudedagsreserve. Daarvoor moet je wel voldoen aan het urencriterium van 1225 uren. Het bedrag dat je in je ouderdagsreserve spaart is 9,44% van de fiscale winst met een maximum van € 9.632 (2022). Dit bedrag mag je aftrekken van de winst. Je betaalt dus minder belasting. Met de oudedagsreserve koop je later een lijfrente. Als je dat niet doet, betaal je alsnog belasting over de volledige oudedagsreserve.

Je hoeft pas bij je aangifte inkomstenbelasting te kiezen of je een bedrag wilt boeken naar je oudedagsreserve. Doe deze boeking daarom pas op dat moment. Dan weet je ook precies welk bedrag aan winst in je aangifte staat (na alle afrondingsverschillen).

Je fiscale winst bedraagt € 100.000. Als je ervoor kiest om te sparen in de oudedagsreserve, moet je € 9.395 boeken als toevoeging. Dat doe je bij Overige boekingen.