Probeer zoveel mogelijk te betalen via je zakelijke betaalrekening. Dat is het duidelijkst en ook het makkelijkst. Die uitgaven kun je immers eenvoudig importeren. Maar als freelancer zul je merken dat je toch wel eens zakelijke uitgaven doet uit je eigen portemonnee, van je eigen creditcard en ook van je privé betaalrekening. Dat is geen probleem. Boek deze uitgaven in ‘Uitgaven via privé’.

Bewaren nog belangrijker

Zet bij de rubriek ‘Relatie’ of ‘Omschrijving’ ook hoe je hebt betaald (bijv ‘via creditcard’) , zodat je de betaling bij vragen van de Belastingdienst kunt terugvinden. En bewaar de bonnetjes en dergelijke in je (online) administratie. Juist omdat je ze privé hebt betaald, moet je bij de Belastingdienst goed kunnen uitleggen waarom de uitgaven zakelijk zijn geweest.

Geen zakelijke kas

Wij adviseren om zakelijk geen contant geld aan te houden. Bij ons vind je op de balans dus geen zogenoemde ‘zakelijke kas’. Wil je iets contant betalen? Doe dat dan gewoon uit je eigen portemonnee. En boek de kosten in ‘Uitgaven via privé’.

Creditcard

Ook zakelijke uitgaven die je via een privé creditcard hebt betaald, boek je bij ‘Uitgaven via privé’. Heb je een zakelijke creditcard? Dan kun je in het Rekeningschema deze creditcard toevoegen.

Ontvangen facturen

Heb je een factuur ontvangen en in Freebooq geboekt? Betaal die dan ook liefst via je zakelijke rekening. Maar mocht je de factuur toch contant hebben betaald of via je privé rekening, dan kun je dat hier aangeven. Vermeld bij ‘Factuur’ het factuurnummer. Dan wordt de openstaande schuld van de factuur automatisch afgeboekt.

Betreft uitgaven soorten

Bij ‘Betreft’ vermeld je de soort uitgave. In Freebooq BASIS zijn dat de volgende (per rubriek):

• Kostprijs verkopen:
  • 700 – Inkoopkosten
  • 710 – Uitbesteed werk en andere kosten
• Overige kosten:
  • 420 – Autokosten
  • 430 – Overige reis- en transportkosten
  • 450 – Verkoopkosten
  • 460 – Voedsel, representatie, congressen ed – aftrekbeperkt
  • 490 – Overige kosten
• Vaste activa:
  • 020 – Investeringen – overige vaste activa
• Schulden:
  • 140 – Openstaande ontvangen facturen – crediteuren

Aan deze rubrieken heb je als freelancer in principe voldoende. In Freebooq kun je zelf extra rubrieken toevoegen.

BTW terugvragen

Ook van zakelijke uitgaven die je met privé-middelen hebt betaald mag je de BTW terugvragen. Als de factuur of bon maar voldoet aan de voorwaarden. Dus je naam en adres moet erop staan als de factuur of bon meer dan € 100 (incl. btw) bedraagt. Dat hoeft niet je handelsnaam te zijn, maar kan ook je eigen naam zijn.

Als je de factuur of bon niet boekt bij ‘Ontvangen facturen’, kun je hier de BTW-code aangeven:

• T21 voor teruggaaf tegen het hoge tarief van 21%
• T9 voor teruggaaf tegen het verlaagde tarief van 9%
• ICV voor leveringen/diensten uit de EU (intracommunitaire verwervingen) waarbij de btw naar jou is verlegd