Eerste boekingen in Freebooq

Inhoud

Eigenlijk vindt iedereen het wel lastig om te beginnen met een boekhouding. Want hoe pak je dat nu aan? Het maakt verschil of je net begint als freelancer of dat je overstapt op Freebooq. Als je net bent begonnen, kun je na je aanmelding bij de Kamer van Koophandel al jouw eerste boekingen doen in Freebooq. Als je al eerder een boekhouding hebt gehad, moet je de balans overnemen in het Rekeningschema van Freebooq.

Aanmelden Kamer van Koophandel

Als ondernemer moet je je eerst aanmelden bij de Kamer van Koophandel. De Kvk geeft na inschrijving je gegevens door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst stuurt binnen 2 weken je btw-id en omzetbelastingnummer per post. Het btw-id moet je op je facturen zetten. Je doet daarna per kwartaal aangifte BTW op het omzetbelastingnummer.

Startdatum onderneming

Bij de KvK geef je door vanaf wanneer je onderneming start. De startdatum van je onderneming is ook de startdatum van je boekhouding. De start van je onderneming kan eerder zijn geweest dan de datum waarop je je aanmeldt. Maar zorg er liefst wel voor dat je aanmelding en start in hetzelfde jaar zijn. Kies als startdatum bijvoorbeeld 1 januari. En meld je aan vóórdat je jouw eerste factuur verstuurt. Dat voorkomt gedoe met de btw en inkomstenbelasting.

Startkapitaal zakelijke betaalrekening

Je onderneming begint meestal met startkapitaal dat jijzelf via privé inbrengt. Had je bijvoorbeeld op de startdatum al een betaalrekening die je zakelijk gaat gebruiken? Dan boek je bij ‘Bank’ op de startdatum het saldo dat dan op de rekening staat. Geef bij ‘Betreft’ aan dat het gaat om een ‘privé’-boeking. Op deze manier zet je privé vermogen om naar ondernemingsvermogen. Zorg er nu wel voor dat je deze betaalrekening zo min mogelijk gebruikt voor privé uitgaven.

Voorbeeld: Je onderneming start op 1 januari en je hebt dan 540,56 op de betaalrekening staan die je zakelijk gaat gebruiken. Je doet dan de volgende boeking bij Bank:

DatumFactuurRelatieOmschrijvingBedrag
(incl BTW)
BetreftBTW-
code
Te betalen
BTW
1-1Opening540,56060 – Privé

Heb je ook een zakelijke spaarrekening? Doe die boekingen altijd via je zakelijke betaalrekening.

Voorbeeld: Je onderneming start op 1 januari en je hebt dan €800 op de rekening staan die je als zakelijke spaarrekening gaat gebruiken. Boek dan eerst in Freebooq € 800 op Bank en boek daarna €800 over naar je Zakelijke spaarrekening. Bij Bank ziet dat er zo uit:

DatumFactuurRelatieOmschrijvingBedrag
(incl BTW)
BetreftBTW-
code
Te betalen
BTW
1-1Opening800,00060 – Privé
1-1Opening-800,00110 – Zakelijke spaarrekening

Inbreng andere zaken

Het kan ook zijn dat je bij de start van je onderneming een computer, telefoon of andere zaken inbrengt, die je eerder voor een ander doel hebt gekocht (of misschien wel gekregen). Dan schat je de waarde van deze zaken bij de inbreng (inclusief btw). Je moet dus rekening houden met waardevermindering. De btw mag je niet meer terugvragen! Omdat je de BTW niet terugvraagt, mag je afschrijven over de waarde inclusief BTW. Boek de zaken die je inbrengt bij ‘Uitgaven via privé’. Want je hebt de uitgaven eerder gemaakt met privé middelen.

Voorbeeld: Je onderneming start op 1 januari en je brengt dan een 2 jaar oude computer in van €900 (inclusief BTW) en een mobiele telefoon van € 800 (inclusief BTW) die 14 maanden oud is. Omdat je deze zaken standaard in 5 jaar moet afschrijven, neem je de computer op voor €540 en de telefoon voor €614. Dat doe je bij Uitgaven via privé. Je vult geen BTW in.

DatumFactuurRelatieOmschrijvingBedrag
(incl BTW)
BetreftBTW-
code
Te betalen
BTW
1-1Inbreng privé computer, 2 jaar oud540,00020 – Investeringen – overige materiele activa
1-1Inbreng privé mobiele telefoon, 14 maanden oud614,00020 – Investeringen – overige materiele activa

Kosten aanloopfase

Soms heb je, vóór de start van je onderneming, investeringen gedaan of kosten gemaakt speciaal met het oog op je nieuwe onderneming. Deze kosten kun je alsnog aftrekken (maximaal 5 jaar). Je begint je boekhouding dan met het invullen van deze kosten in de aanloopfase . Je boekt deze kosten en investeringen op de startdatum van je onderneming. Doe dat in Freebooq bij ‘Uitgaven via privé’. Want je hebt de kosten toen gemaakt met privé middelen.

Ook de BTW uit de aanloopfase mag je terugvragen, als toen al overduidelijk was dat de uitgaven voor je onderneming waren bedoeld. Maar hoe langer geleden, hoe lastiger het wordt om te bewijzen dat dat je bedoeling was. Officieel moet je voor de BTW uit de aanloopfase een apart verzoek doen bij de Belastingdienst. Je moet dan bij je eerste BTW-aangifte de BTW van de aanloopfase eruit halen en daarvoor een apart formulier invullen.

Voorbeeld: Je start op 1 januari je onderneming. Maar je hebt daarvoor al op 1 december een bureaustoel gekocht van €400 en een nieuwe laptop van €1500. En je hebt diverse kantoorartikelen gekocht van totaal €100.

Investeringen tot €450 (excl BTW) mag je ineens aftrekken. Maar de computer moet je als investering boeken en daarop schrijf je af in 5 jaar. Voor de bureaustoel geldt dat de inrichtingskosten van een werkkamer zelden aftrekbaar zijn. Maar de BTW mag je wel terugvragen. Vermeldt bij Bedrag alleen de BTW en pas handmatig het terug te vragen BTW-bedrag aan (negatief). Je doet dan de volgende boekingen bij Uitgaven via privé:

DatumFactuurRelatieOmschrijvingBedrag
(incl BTW)
BetreftBTW-
code
Te betalen
BTW
1-1Bureaustoel, aanloopfase 1-12 vorig jaar69,42490 – Overige kostenT21-69,42
1-1Laptop, aanloopfase 1-12 vorig jaar1500,00020 – Investeringen – overige materiele activaT21-260,33
1-1Kantoorartikelen, aanloopfase 1-12 vorig jaar100,00490 – Overige kostenT21-17,36

Officieel moet je voor de BTW over deze drie aankopen een afzonderlijk teruggaafverzoek doen bij de Belastingdienst voor afgerond €348. De bedragen in je BTW-overzicht voor het eerste kwartaal zou je dus moeten splitsen in een deel aangifte en een deel teruggaafverzoek. Maar wij vinden het verdedigbaar om bij BTW-bedragen tot €1000 dit gewoon via de eerste kwartaalaangifte te laten lopen.

Je hebt de laptop in het voorgaande jaar gekocht. Daarom mag je op de startdatum de afschrijvingskosten boeken van de computer over de aanloopfase. Omdat je de BTW terugvraagt, schrijf je af over de aanschafwaarde exclusief BTW: €1500 – €260,33 (BTW) = €1239,67. Dit bedrag schrijf je af in 5 jaar. Over 1 maand is de afschrijving dan €1239,67 / 5 jaar / 12 maanden = €20,66. Dat doe je bij Overige boekingen.

DatumFactuurRelatieOmschrijvingDebetBedrag
(incl BTW)
BetreftBTW-
code
Te betalen
BTW
1-1Afschrijving laptop, aanloopfase 1 maand 2019410 – Afschrijvingen – overige vaste activa20,66025 – Totaal waardeverminderingen – overige vaste activa

Overstappen op FREEBOOQ

Als je al een boekhouding had en overstapt op Freebooq, moet je de balans overnemen in Freebooq. Dat doe je via ‘Rekeningschema’.

Let op! Boek de bedragen die je vermogen verminderen (schulden, verplichtingen en reserves) als negatieve bedragen (-).

In je oude boekhouding heb je vast andere namen gebruikt voor de rubrieken die je in Freebooq vindt. Freebooq is precies afgestemd op de vragen die de Belastingdienst stelt in de aangifte inkomstenbelasting. Als je goed weet wat je doet, kun je natuurlijk altijd rubrieken toevoegen in Freebooq. Maar combineer liever de gegevens van je oude boekhouding in de bestaande rubrieken van Freebooq.

Administratie opzetten

Wat moet je als ondernemer regelen om je administratie te kunnen doen? Zorg voor een tekstverwerkingsprogramma, een aparte betaalrekening, opslagruimte in de cloud, en een urenadministratie.

Lees verder »

Facturen versturen

Als ondernemer ben je verplicht facturen te versturen. Maar een factuur moet voldoen aan bepaalde voorwaarden. Je hoeft maar een paar gegevens van je factuur over te nemen in Freebooq.

Lees verder »

Facturen ontvangen

Facturen die je ontvangt moeten aan dezelfde eisen voldoen als facturen die je verstuurt. Dat is sowieso verplicht als je de BTW op de factuur wilt terugvragen van de Belastingdienst.

Lees verder »

Banktransacties importeren

In Freebooq kun je de banktransacties importeren van de betaalrekening die je zakelijk gebruikt. Log daarvoor eerst in bij je bank en maak een exportbestand van je banktransacties. Doe dat liefst per maand.

Lees verder »

Overige boekingen

Soms zijn er speciale boekingen nodig, zoals voor de aangifte BTW, afschrijvingskosten en autokosten. Daarvoor moet je iets meer weten over debit, credit en dubbel boekhouden.

Lees verder »

Aangifte BTW doen

Je moet na afloop van elk kwartaal aangifte BTW doen. In het BTW-overzicht vind je precies terug welke bedragen je moet vermelden in je aangifte.

Lees verder »