Facturen die je ontvangt moeten aan dezelfde eisen voldoen als facturen die je verstuurt. Dat is sowieso verplicht als je de BTW op de factuur wilt terugvragen van de Belastingdienst.

Zorg er daarom voor dat je naam (of handelsnaam bij de KvK) en adres op een ontvangen factuur staan. Dat is trouwens niet nodig op bonnetjes waarvan het bedrag € 100 of minder is (inclusief btw). Ook brandstofbonnetjes of bonnetjes van taxi of openbaar vervoer voldoen zonder jouw naam en adres, zolang je ze maar via de bank, creditcard of tankpas hebt betaald.

Ontvangen factuur is schuld

Als iemand jou een factuur stuurt dan heb je een schuld, omdat je de factuur meestal niet meteen betaalt. Daarom boek je de ontvangen factuur in je boekhouding en neem je daarmee een schuld op aan de zogenoemde crediteur. Als je dan later betaalt, vermindert deze schuld weer.

Je doet voor een factuur dus minstens 2 keer een boeking in FREEBOOQ; zowel voor de factuur als voor elke betaling. Je vindt de openstaande schuld op je balans terug onder ‘Openstaande ontvangen facturen – crediteuren’.

Pinnen en automatische incasso’s

Bij bonnetjes die je met pinpas betaalt en bij automatische incasso’s betaal je op (of rond) de factuurdatum. Dan heeft het niet zoveel zin om eerst de factuur te boeken bij ‘Ontvangen facturen’ en daarna de betaling bij de bank. Dat is dubbel werk.

Je kunt er dan ook voor kiezen om alleen de betalingen te boeken via import van de banktransacties. Bewaar wel goed de bonnetjes door bijvoorbeeld foto’s te maken die je bewaart op je computer of in de cloud. Bij automatische incasso ontvang je meestal de facturen via de e-mail. Zorg dus dat je deze e-mails ook goed bewaart.

Factuurgegevens in Freebooq

Als je een ontvangen factuur opneemt in Freebooq, vermeld je de volgende gegevens:

1. Datum
2. Factuurnummer
3. Relatie
4. Omschrijving
5. Bedrag inclusief BTW
6. Betreft
7. BTW-code
8. BTW-bedrag

Kostensoorten

Bij ‘Betreft’ vermeld je de soort kosten of investering. In Freebooq BASIS zijn dat de volgende (per rubriek):

• Kostprijs verkopen:
  • 700 – Inkoopkosten
  • 710 – Uitbesteed werk en andere kosten
• Overige kosten:
  • 420 – Autokosten
  • 430 – Overige reis- en transportkosten
  • 450 – Verkoopkosten
  • 460 – Voedsel, representatie, congressen ed – aftrekbeperkt
  • 490 – Overige kosten
• Vaste activa:
  • 020 – Investeringen – overige vaste activa

Aan deze rubrieken heb je als freelancer in principe genoeg om je aangifte inkomstenbelasting te doen. In Freebooq kun je zelf extra kostensoorten toevoegen.

BTW terugvragen

De BTW die aan jou in rekening is gebracht mag je terugvragen bij de Belastingdienst. De factuur moet dan voldoen aan de voorwaarden (zie hiervoor). Belangrijk is dat de BTW afzonderlijk staat vermeld. Op facturen vanaf € 100 (incl BTW) moet ook jouw naam en adres staan.

Freebooq berekent automatisch het BTW-bedrag. Vul daarvoor de betreffende BTW-code in:

• T21 voor teruggaaf tegen het hoge tarief van 21%
• T9 voor teruggaaf tegen het verlaagde tarief van 9%
• ICV voor leveringen/diensten uit de EU (intracommunitaire verwervingen) waarbij de btw naar jou is verlegd

Voorbeeld: Je ontvangt van MIJNLEVERANCIER BV een factuur met factuurdatum 25 augustus voor € 400 (incl BTW). Het betreft een nieuwe IPad. Het factuurnummer is NL56676445. In de factuur is 21% BTW gerekend.

Normaal is dit een investering waarop je moet afschrijven, maar omdat de kosten lager zijn dan €450 mag je de kosten in een keer boeken als ‘Overige kosten’. Je doet dan de volgende boeking bij Ontvangen facturen:

Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling mag je geen BTW terugvragen. Vul dan géén BTW-code in.

Meerdere BTW percentages

Ontvang je facturen met meerdere BTW-tarieven en BTW-codes? Splits de boeking van je factuur dan en doe een boeking voor elke BTW-code. Het factuurnummer in FREEBOOQ kun je bijvoorbeeld aanvullen met ‘-a’ en ‘-b’. De betaling van de factuur moet je dan ook splitsen.

Bewaren

Facturen of bonnetjes die je ontvangt moet je net als de rest van je administratie 7 jaren bewaren. Je mag ze ook scannen of fotograferen. Bewaar ze dan op je computer in een speciale map voor ontvangen facturen of in de cloud. Facturen die je ontvangt in je e-mail kun je natuurlijk ook als e-mail bewaren in een apart mapje.