Eigenlijk vindt iedereen het wel lastig om te beginnen met een boekhouding. Want hoe pak je dat nu aan? Het maakt verschil of je net begint als freelancer of dat je overstapt op Freebooq. Als je net bent begonnen, kun je na je aanmelding bij de Kamer van Koophandel al jouw eerste boekingen doen in Freebooq. Als je al eerder een boekhouding hebt gehad, moet je de balans overnemen in het Rekeningschema van Freebooq.

Aanmelden Kamer van Koophandel

Als ondernemer moet je je eerst aanmelden bij de Kamer van Koophandel. De Kvk geeft na inschrijving je gegevens door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst stuurt binnen 2 weken je btw-id en omzetbelastingnummer per post. Het btw-id moet je op je facturen zetten. Je doet daarna per kwartaal aangifte BTW op het omzetbelastingnummer.

Startdatum onderneming

Bij de KvK geef je door vanaf wanneer je onderneming start. De startdatum van je onderneming is ook de startdatum van je boekhouding. De start van je onderneming kan eerder zijn geweest dan de datum waarop je je aanmeldt. Maar zorg er liefst wel voor dat je aanmelding en start in hetzelfde jaar zijn. Kies als startdatum bijvoorbeeld 1 januari. En meld je aan vóórdat je jouw eerste factuur verstuurt. Dat voorkomt gedoe met de btw en inkomstenbelasting.

Inbreng andere zaken

Het kan ook zijn dat je bij de start van je onderneming een computer, telefoon of andere zaken inbrengt, die je eerder voor een ander doel hebt gekocht (of misschien wel gekregen). Dan schat je de waarde van deze zaken bij de inbreng (inclusief btw). Je moet dus rekening houden met waardevermindering. De btw mag je niet meer terugvragen! Omdat je de BTW niet terugvraagt, mag je afschrijven over de waarde inclusief BTW. Boek de zaken die je inbrengt bij ‘Uitgaven via privé’. Want je hebt de uitgaven eerder gemaakt met privé middelen.

Voorbeeld: Je onderneming start op 1 januari en je brengt dan een 2 jaar oude computer in van €900 (inclusief BTW) en een mobiele telefoon van € 800 (inclusief BTW) die 14 maanden oud is. Omdat je deze zaken standaard in 5 jaar moet afschrijven, neem je de computer op voor €540 en de telefoon voor €614. Dat doe je bij Uitgaven via privé. Je vult geen BTW in.

Kosten aanloopfase

Soms heb je, vóór de start van je onderneming, investeringen gedaan of kosten gemaakt speciaal met het oog op je nieuwe onderneming. Deze kosten kun je alsnog aftrekken (maximaal 5 jaar). Je begint je boekhouding dan met het invullen van deze kosten in de aanloopfase . Je boekt deze kosten en investeringen op de startdatum van je onderneming. Doe dat in Freebooq bij ‘Uitgaven via privé’. Want je hebt de kosten toen gemaakt met privé middelen.

Ook de BTW uit de aanloopfase mag je terugvragen, als toen al overduidelijk was dat de uitgaven voor je onderneming waren bedoeld. Maar hoe langer geleden, hoe lastiger het wordt om te bewijzen dat dat je bedoeling was. Officieel moet je voor de BTW uit de aanloopfase een apart verzoek doen bij de Belastingdienst. Je vermeldt in je boekhouding dan de bedragen exclusief BTW. Maar wij vinden het verdedigbaar om bij BTW-bedragen tot €1000 dit gewoon via de eerste kwartaalaangifte te laten lopen.

Voorbeeld: Je start op 1 januari je onderneming. Maar je hebt daarvoor al op 1 december een bureaustoel gekocht van €400 en een nieuwe laptop van €1500. En je hebt diverse kantoorartikelen gekocht van totaal €100. De totale BTW is minder dan €1000. Je kunt er dan voor kiezen om de teruggaaf via de aangifte BTW te laten lopen (en geen afzonderlijk verzoek te doen). Je vermeldt daarom in de boekhouding de bedragen inclusief BTW.

Investeringen tot €450 (excl BTW) mag je ineens aftrekken. Maar de computer moet je als investering boeken en daarop schrijf je af in 5 jaar. Voor de bureaustoel geldt dat de inrichtingskosten van een werkkamer zelden aftrekbaar zijn. Maar de BTW mag je wel terugvragen. Vermeldt bij Bedrag alleen de BTW en pas handmatig het terug te vragen BTW-bedrag aan (negatief). Je doet dan de volgende boekingen bij Uitgaven via privé:

Van de investeringen waarover je afschrijft, mag je de afschrijvingskosten over de aanloopfase boeken op je startdatum.

Voorbeeld: Je hebt de laptop in het voorgaande jaar gekocht. Daarom mag je op de startdatum de afschrijvingskosten boeken van de computer over de aanloopfase. Omdat je de BTW terugvraagt, schrijf je af over de aanschafwaarde exclusief BTW: €1500 – €260,33 (BTW) = €1239,67. Dit bedrag schrijf je af in 5 jaar. Over 1 maand is de afschrijving dan €1239,67 / 5 jaar / 12 maanden = €20,66. Dat doe je bij Overige boekingen.

Overstappen op FREEBOOQ

Als je al een boekhouding had en overstapt op Freebooq, moet je de balans overnemen in Freebooq. Dat doe je via ‘Rekeningschema’.

Let op! Boek de bedragen die je vermogen verminderen (schulden, verplichtingen en reserves) als negatieve bedragen (-).

In je oude boekhouding heb je vast andere namen gebruikt voor de rubrieken die je in Freebooq vindt. Freebooq is precies afgestemd op de vragen die de Belastingdienst stelt in de aangifte inkomstenbelasting. Als je goed weet wat je doet, kun je natuurlijk altijd rubrieken toevoegen in Freebooq. Maar combineer liever de gegevens van je oude boekhouding in de bestaande rubrieken van Freebooq.