Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden van Freebooq. Deze verwerkersovereenkomst heeft alleen betrekking op een overeenkomst tot gebruik van een account op mijn.freebooq.nl.

Persoonsgegevens en AVG

Persoonsgegevens die door de gebruiker in Freebooq ingevoerd worden, worden niet aan derden ter beschikking gesteld, tenzij dit op enige wijze anders is bepaald bij wet of overeenkomst. De gebruiker beschikt over persoonsgegevens van diverse betrokkenen vanuit zijn bedrijfsadministratie en is Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de gebruiker de manier van verwerking van deze persoonsgegevens. De gebruiker wil de verwerking laten verrichten door Freebooq, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke doel en middelen aanwijst. Daarom wordt Freebooq als Verwerker wordt gekwalificeerd in de zin van de AVG.

Doeleinden van verwerking

Freebooq zal onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Dit doet Freebooq uitsluitend in het kader van de uitvoering van de diensten in het kader van de onderliggende overeenkomst en de doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen. Freebooq zal de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden verwerken dan zoals door de Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld.

De Verwerkingsverantwoordelijke is op grond van wettelijke bepalingen gehouden een administratie te voeren voor zijn onderneming. De gegevens van zijn administratie moeten minstens zeven (7) jaren bewaard worden. Een deel van deze gegevens zal door de Verwerkingsverantwoordelijke worden ingevoerd in Freebooq. Onderdeel van deze gegevens zijn in ieder geval, en niet beperkt tot, gegevens van verstuurde en ontvangen facturen, banktransacties en andere betalingen. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op klanten, leveranciers en andere relaties van de Verwerkingsverantwoordelijke. Deze gegevens hebben gevolgen voor de fiscale verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordlijke.

De in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke en / of de betreffende betrokkenen.

Verplichtingen verwerker

Freebooq zal zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. De verplichtingen van Freebooq die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Freebooq, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord. Het is Freebooq alleen toegestaan om andere Verwerkers in te schakelen voor de hosting van de website van Freebooq en voor het bewaren van backups.

Doorgifte van persoonsgegevens

Freebooq mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is verboden. Freebooq zal de Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of landen het gaat.

Verdeling van de verantwoordelijkheid

De toegestane verwerkingen zullen door medewerkers van Freebooq worden uitgevoerd binnen een geautomatiseerde omgeving. Freebooq is alleen verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens overeenkomstig de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind) verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Freebooq is niet verantwoordelijk voor de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze overeenkomst, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maken op enig recht van anderen.

Beveiliging

Freebooq zal voldoende technische en organisatorische maatregelen nemen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG voor de verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). Freebooq heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

• Logische toegangscontrole, gebruik makend van wachtwoorden;
• Encryptie (versleuteling) van wachtwoorden;
• Dubbele autorisatie met pincode;
• Secured communicatie met server (HTTPS/SSL).
• Beperkte fysieke toegang tot de servers waar de persoonsgegevens zijn opgeslagen;
• Encryptie (versleuteling) van de persoongegevens op de server;

Freebooq staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Freebooq zal zich inspannen zodat de beveiliging voldoet aan een niveau dat verwacht mag worden, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de met beveiliging verbonden kosten.

Verwerkingsverantwoordelijke stelt alleen persoonsgegevens aan Freebooq ter beschikking als zij gecontroleerd heeft dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen en zich geen verdachte sitaties hebben voorgedaan, zoals foutmeldingen, waarschuwingen van browsers of anti-virusprogramma’s e.d..

Meldplicht

Bij een beveiligingsinbreuk en/of een datalek in de zin van artikel 33 AVG zal Freebooq de Verwerkingsverantwoordelijke daarover zonder onredelijke vertraging informeren. Freebooq zal de Verwerkingsverantwoordelijke waar mogelijk bijstaan in het nakomen van zijn verantwoordelijkheden jegens de toezichthoudende autoriteit en/of betrokkenen zoals bedoeld in artikel 33 en 34 AVG. Voor deze werkzaamheden kan een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

Afhandeling verzoeken van betrokkenen

Als een betrokkene een verzoek tot inzage, rectificatie, wissing en/of beperking van de verwerking zoals bedoeld in artikel 15 – 19 AVG, richt aan Freebooq, zal Freebooq het verzoek niet zelf afhandelen, maar de Verwerkingsverantwoordelijke van het verzoek op de hoogte te stellen. De Verwerkingsverantwoordelijke kan daarna zelf het verzoek in behandeling nemen.

Geheimhouding en vertrouwelijkheid

Op alle persoonsgegevens die Freebooq van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens anderen. Freebooq zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan anderen te verstrekken, als dat logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of als er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie te vertrekken.

Audit

Freebooq zal de Verwerkingsverantwoordelijke medewerking verlenen als dat nodig is voor de in artikel 28 lid 3 onder h AVG bedoelde verantwoordingsplicht. Daarvoor kan een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

Duur en beëindiging

Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand nadat de overeenkomst bij Freebooq tot stand is gekomen en de gebruiker (Verwerkingsverantwoordelijke) een gebuikersnaam heeft gekregen voor toegang tot mijn.freebooq.nl. De Verwerkersovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van de onderliggende overeenkomst en eindigt zodra de onderliggende overeenkomst eindigt. Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Freebooq alle persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke die bij hem aanwezig zijn en eventuele kopieën daarvan binnen redelijke termijn vernietigen.