Hoe verwerk ik ontvangen facturen?

Facturen of bonnetjes die je ontvangt moet je (net als de rest van je administratie) 7 jaren bewaren. Je mag ze ook scannen of fotograferen. En bewaar ze dan op je computer in een speciale map voor ontvangen facturen of in de cloud (OneDrive, Google Drive, etc).

Als je de betaalde btw wilt terugvragen bij de Belastingdienst, dan moeten de facturen ook voldoen aan de eisen die gelden voor verstuurde facturen. Zorg er daarom voor dat je naam en adres op een ontvangen factuur staan. Dat is niet nodig op bonnetjes waarvan het bedrag minder is dan € 100 inclusief btw. Ook brandstofbonnetjes of bonnetjes van taxi of openbaar vervoer voldoen.

Factuur betaald op factuurdatum

Als je ontvangen facturen direct op de factuurdatum betaalt via de bank (denk bijvoorbeeld aan telefoonabonnementen of aankopen in winkels of op internet), dan hoef je de facturen niet te boeken in FREEBOOQ. Je verwerkt de kosten dan via de import van je banktransacties. Je moet de facturen/bonnetjes natuurlijk wel bewaren.

Factuur later betaald

Maar ontvang je facturen die je pas later betaalt, dan boek je deze facturen wél in FREEBOOQ. Je neemt dan namelijk een schuld op aan de verstuurder (crediteur). Als je dan later betaalt, verminder je deze schuld weer. Je moet dus 2 keer een boeking doen in FREEBOOQ; zowel voor de factuur als voor de betaling.